Tin tức IoT

Văn phòng thông minh: Cách công nghệ kết nối định nghĩa lại về văn phòng làm việc hiện đại

02/05/2017 - 04:08

Sự phát triển của các công nghệ tiên tiến hơn đồng nghĩa với sự thay đổi không ngừng của cách thức kinh doanh và vận hành tổ chức. Như sự phát triển của Internet of things (IoT) đã mở ra một loạt các cơ hội đa dạng trong nhiều ngành công nghiệp, thay đổi và tinh giản hoạt động của văn phòng làm việc hiện đại.

Sự thay đổi này thể hiện rõ xu hướng tạo ra cái gọi là văn phòng thông minh (smart office) - còn được gọi là nơi làm việc kỹ thuật số - trong đó công nghệ được sử dụng để làm cho môi trường làm việc vật lý trở nên thông minh và thích nghi với quy trình làm việc của công ty.

Văn phòng thông minh không chỉ là công nghệ mà còn bao gồm ”mọi khía cạnh của nơi làm việc, từ các công cụ cộng tác đến không gian được xây dựng, có thể đáp ứng nhu cầu và bối cảnh của một cá nhân", theo Campbell Hyers - chủ tịch nhóm giải pháp tích hợp công nghệ và phương tiện truyền thông Intersection phát biểu với Business News Daily. Điều mấu chốt trong việc thiết kế văn phòng làm việc thông minh là xây dựng các tiện nghi để cải thiện cả kinh nghiệm và làm việc. "

Tìm hiểu những ứng dụng và có cái nhìn toàn cảnh về văn phòng thông minh tại đây LiderTech hoặc Smart Office tour by MICROSENS.

 

Văn phòng thông minh có thể làm gì?

Ý tưởng đằng sau của văn phòng thông minh là thống nhất các hoạt động và trao quyền vận hành cho một hệ thống có khả năng như Machine learning. Bằng cách làm như vậy, các doanh nghiệp có thể  nhân viên trong khi vẫn đảm bảo sự hài lòng của họ trong môi trường làm việc, cũng như phân tích một số lượng lớn dữ liệu để đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh và chính xác hơn.

"Smart office sẽ là một văn phòng công nghệ cao tận dụng công nghệ để tự động hoá các quy trình và công việc hàng ngày để thực sự tối ưu hóa cách chúng ta làm việc” - theo Luka Birsa, đồng sáng lập kiêm giám đốc kỹ thuật của Visionect. "Các văn phòng thông minh sẽ tăng năng suất và hiệu quả công việc bằng cách giải phóng thời gian của nhân viên để giải quyết  các công việc thực sự - những việc mà công nghệ không thể làm được".

Dưới đây là một số ví dụ về những gì văn phòng thông minh có thể làm được:

  1. Internet của vạn vật (Internet of things - IoT)

Lou Reinisch, Phó giám đốc Học viện Công nghệ New York đã phát biểu rằng: "IoT chắc chắn sẽ tham gia vào văn phòng thông minh“. "Ánh sáng thông minh, điều khiển nhiệt độ, máy quay thực tế ảo (virtual reality cameras), loa thực tế ảo (virtual reality speakers),… đều là công cụ cho văn phòng thông minh."

  1. Machine learning

Hyers nói: "Máy thông minh (Machine intelligence) cũng xuất hiện trong các lĩnh vực như kiến thức và quản lý“. "Hãy suy nghĩ về một máy tính mạnh mẽ như thế nào để có thể tư vấn cho bạn đối tượng tốt nhất để nói chuyện về một tính năng nào đó trong bộ sản phẩm của công ty bạn. Nơi làm việc mới nên giống như một phòng tập thể thao có tất cả các thiết bị mà bạn không bao giờ có thể có ở nhà, nhưng thay vì tập thể dục, nơi làm việc làm cho bạn nhanh hơn, mạnh mẽ hơn và thông minh hơn. " 

  1. Liên kết và kiểm soát

Ông Julien Cyr, kỹ sư trưởng của trường Holberton - San Francisco, nói: "Chúng tôi cũng sử dụng rất nhiều thiết bị thông minh như switch, bộ làm nguội, relays thông minh… để kiểm soát mọi thứ trong trường học và văn phòng, từ ánh sáng đến điện năng tiêu thụ". "Chúng tôi cũng có rất nhiều cảm biến: UV, nhiệt độ, lux… và tất cả các hệ thống tự động hóa đều được kết nối với ứng dụng Slack, vì vậy chúng tôi có thể đặt hàng cà phê từ một Kênh Slack, cũng như làm mờ ánh sáng của một bàn làm việc từ xa."

Bằng cách kết hợp các công nghệ này và các công nghệ khác, các công ty có thể giảm việc tiêu thụ năng lượng, nâng cao tinh thần nhân viên và tăng năng suất. Tuy nhiên, khi xây dựng một văn phòng thông minh, điều quan trọng là cần lưu ý là không phải mọi nhu cầu của doanh nghiệp đều giống nhau.

Ervis Zeqo, quản lý phát triển kinh doanh và chuyên gia tư vấn an ninh công nghệ thông tin tại eMazzanti Technologies cho biết: "Văn phòng thông minh được cập nhật với công nghệ sẵn có phù hợp nhất cho một ngành công nghiệp cụ thể. "Như sự phát triển và đáp ứng của  IoT cho các công ty sản xuất, VR cho một công ty thiết kế hay AI cho một công ty dữ liệu lớn. Công nghệ thông minh luôn luôn thay đổi, nó cần được thiết kế riêng cho đối tượng cụ thể và khó có thể áp dụng đại trà 1 mô hình cho tất cả các hình thức và quy mô tổ chức khác nhau".

Ngoài ra còn một yếu tố quan trọng cần nhắc tới, đó là tất cả các công nghệ cần thiết để xây dựng một văn phòng thực sự thông minh là khá tốn kém. Hơn nữa, hiện tại vẫn chưa có nhiều trường hợp thử nghiệm trên thị trường, vì vậy nhiều công ty có thể do dự khi bắt đầu đầu tư văn phòng làm việc thông minh mà không có sự đảm bảo rằng nó sẽ thực sự đem lại lợi nhuận.

Reinisch nói: "Trở ngại chính là thuyết phục các công ty rằng năng suất làm việc được cải thiện mang lại hiệu quả hơn mức đầu tư ban đầu để xây dựng văn phòng thông minh. "Nhiều công ty có xu hướng đưa ra các quyết định về 'benchmarking'. Các văn phòng như thế này sẽ chỉ được xây dựng trong các công ty có nhân viên sáng tạo, nơi mà các ông chủ tin tưởng các nhân viên sáng tạo và biết những gì các nhân viên cần".

 

Một văn phòng không cần tường ngăn
Đối với một số doanh nghiệp, văn phòng thông minh sẽ tạo cơ hội để mở rộng môi trường làm việc và cho phép hợp tác từ xa hoàn chỉnh hơn. Trong khi một số doanh nghiệp tập trung chủ yếu vào khai thác các công cụ kỹ thuật số để thiết kế văn phòng thì những tổ chức khác lại thấy công nghệ có khả năng cắt đứt quan hệ ràng buộc nhân viên với bất kỳ một địa phương nào.

Mike Finley - chuyên gia về Machine learning tại công ty phân tích AnswerRocket, nói: "Văn phòng thông minh nhất có thể không còn là một văn phòng đơn thuần”. „Với những người được làm việc ở nơi họ muốn, năng suất và tinh thần sẽ được cải thiện, trong khi chi phí lại giảm. Ý tưởng "giám sát" đã lỗi thời và có thể được thay thế bởi các phép đo thực, trong thời gian thực, bằng các công cụ kết nối quy trình kinh doanh với lợi nhuận. Các không gian họp thực tế tăng cường (Augmented reality) đã được hình thành và cho phép một mức độ hợp tác mới“.

Tiềm năng của văn phòng thông minh sẽ xóa mờ các ranh giới truyền thống của văn phòng hiện tại và có thể ảnh hưởng lớn đến thái độ của nhân viên và chất lượng công việc của họ.

Gabe Fenigsohn - giám đốc nghiên cứu của Digital creative team / Cardwell Beach cho biết: "Các nghiên cứu về năng suất và sự sáng tạo ngày càng tăng cho thấy các công việc từ xa, không gian làm việc chung (co-working spaces), môi trường và xu hướng làm việc ngoài trời có ảnh hưởng sâu sắc đến cả tinh thần và giá trị của công việc“.

Một phân tích của Harvard Business Review đã chứng minh rằng khi người lao động được có  quyền hạn tự chủ nhất định, họ có xu hướng cảm thấy công việc của họ có ý nghĩa hơn. Tuy nhiên, bằng cách kết hợp công nghệ Smart office, người sử dụng lao động không phải chịu trách nhiệm giải trình về tự do lao động. Sự kết hợp của công nghệ và sự linh hoạt tạo ra không gian làm việc cần thiết để người lao động làm việc ở mức tốt nhất mà không làm giảm sự giám sát của người sử dụng lao động.

"Một văn phòng thông minh ... nên được thiết kế riêng để đáp ứng nhu cầu của tổ chức và có thể phát triển cùng với nhân viên và công ty, học hỏi từ họ và sau đó đưa ra những gợi ý về công việc của họ", Birsa nói. "Công nghệ Smart office không cần phải làm thay đổi thế giới, điều cần làm là vận hành và phù hợp với quy trình làm việc của công ty một cách liền mạch nhất có thể và cải tiến cách mọi người làm việc mà không lãng phí thời gian trong ngày làm việc".

Theo Adam C. Uzialko, Business News Daily

Tin liên quan